02 Aug

5 claves para la gestión de prensa de grandes eventos Featured

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Los grandes eventos tienen siempre amplia información por difundir. La estrategia de comunicación es muy importante para poder anunciarlo, movilizar las ventas y posicionarlo correctamente.

Efecto Estrategia Comunicaciones posee una de las más sólidas experiencias elaborando estrategias de comunicación para 5 ediciones de CADE Ejecutivos, 6 ediciones del Motorshow, 6 ediciones del Congreso Anual de Marketing, el Foro Económico Mundial, Diálogos para el Desarrollo, el Salón Internacional de Defensa, entre muchos más. En el 2010 y 2011 pusimos en práctica por primera vez nuestra metodología trabajando las más exitosas versiones de la Feria Mistura, de la mano del reconocido líder de opinión y cocinero, Gastón Acurio.

 

 

1.     Definir los grandes ejes temáticos que el evento tendrá

La mejor forma de organizar la información es tener claro cuáles serán los grandes temas a comunicar antes (etapa de venta y convocatoria) y durante el evento, para luego desagregarlos en subtemas y mensajes. Ello nos permitirá preparar una suerte de Menú de Opciones para los periodistas al momento de ofrecerles nuestros Productos Informativos.

 

2.     El Menú de Opciones con Productos Informativos

El periodista es una audiencia muy importante para la organización, una suerte de cliente con necesidades informativas específicas. Por ello, como todo cliente necesita de un menú con opciones de productos y voceros para escoger. Cada medio de comunicación tiene sus particularidades y muchas variables entran en juego: El segmento al que se dirigen, el formato que utilizan, el horario, los temas que abordan, la coyuntura, entre otros.  Por su parte, los productos informativos están divididos por: Artículos de Opinión, Entrevistas, Mesas Redondas, Videos-Web, Infografías; entre los principales.

 

3.     Reunirse con editores y directores de medios

Dos propósitos se cumplen con esta acción. Mostrarles el menú de temas que hemos preparado para ellos, quienes pondrán mucha atención en la categoría de los expositores y los temas que abordarán. Sin embargo, lo más importante en estas reuniones es saber escuchar las necesidades y deseos que tienen, y estar atentos para adaptar nuestro menú a sus requerimientos y llegar a consolidar una cobertura previa provechosa para ambas partes.

 

4.     Media Partners

Cuando el evento concitará la presencia de muchas personalidades empresariales y políticas –tal es el caso del CADE Ejecutivos- los medios se mostrarán interesados en instalar sus sets de televisión o stands de cobertura. Es por ello, que las áreas de marketing del medio de comunicación y de la institución que organiza el evento, pueden llegar a acuerdos comerciales para intercambiar beneficios de cobertura informativa durante el evento y presencia publicitaria para promocionarlo, respectivamente. 

En algunos casos, se pueden llegar a acuerdos para gestionar mesas redondas o algunas entrevistas previas con la parte periodística, sin que esto afecte –por supuesto- su independencia.

 

5.     Durante el evento

 

El día del evento tiene que estar cubierto en todos los flancos con un equipo grande, experimentado y con amplio contacto con los periodistas. En Efecto Estrategia Comunicaciones, nos gusta la figura de una agencia de turismo en donde todo el “journey” o proceso atención sea de su agrado. Los puntos que hay que tener en cuenta son:

a)     Acreditar a los equipos de prensa correctamente. La logística previa es muy importante para evitar confusiones y esperas largas.

b)     Tener un equipo encargado de coordinar entrevistas.

c)     Tener un Jefe de Sala de Prensa. Esta sala funciona como el centro de Servicio al Cliente, en donde el equipo resuelve todas las necesidades que tienen los periodistas durante la cobertura del evento.

d)     Tener un equipo encargado de enviar las notas de prensa, fotos y videos a los medios de comunicación.

e)     Tener un equipo que se encargue de los aspectos de seguridad, logística, organización y procedimientos.

f)      Tener líderes responsables en caso de crisis.

 

 

 

 

 

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Cesar Cardenas

Socio / Consultor

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